Privacy policy
Polityka prywatności
Aktualizacja: lipiec 2026
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest:
Tomasz Sołtys, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Tomasz Sołtys //rekruter.it,
z siedzibą przy ul. Dunajecka 6/16, 02-369 Warszawa, Polska,
wpisany do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 28249,
NIP: 7010009816,
D-U-N-S®: 424236267
(dalej: „Administrator”).
Administrator świadczy usługi rekrutacyjne, sourcingowe oraz doradztwa personalnego dla klientów w Polsce i za granicą.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych proszę o kontakt:
2. Definicje
Dane osobowe – informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Kandydat – osoba uczestnicząca w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Administratora lub osoba, której profil zawodowy jest analizowany w ramach działań sourcingowych.
Proces rekrutacyjny – działania obejmujące wyszukiwanie, ocenę, kontakt oraz przedstawianie kandydatów potencjalnym pracodawcom.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
3. Zakres i źródła przetwarzanych danych
W związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe Kandydatów:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- lokalizację,
- informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych (CV, list motywacyjny, referencje),
- dane dotyczące wykształcenia,
- historię zatrudnienia,
- doświadczenie zawodowe,
- kwalifikacje i umiejętności,
- profile zawodowe (np. LinkedIn, GitHub, portfolio),
- oczekiwania finansowe,
- dostępność,
- inne informacje przekazane dobrowolnie przez Kandydata.
Administrator co do zasady nie pozyskuje ani nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO.
Jeżeli Kandydat dobrowolnie przekaże dodatkowe informacje niewymagane do realizacji procesu rekrutacyjnego, mogą one zostać przetwarzane wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub usunięte, jeżeli ich przetwarzanie nie jest uzasadnione.
Źródła pozyskiwania danych
Dane osobowe mogą pochodzić:
Bezpośrednio od Kandydata
W szczególności poprzez:
- przesłanie CV,
- formularz kontaktowy,
- wiadomość e-mail,
- rozmowę rekrutacyjną,
- kontakt telefoniczny.
Ze źródeł publicznie dostępnych
W ramach działań sourcingowych Administrator może pozyskiwać informacje z publicznie dostępnych źródeł zawodowych, w szczególności:
- LinkedIn,
- GitHub,
- portfolio zawodowe,
- strony internetowe,
- publikacje branżowe,
- inne publiczne profile zawodowe.
W przypadku pozyskania danych ze źródeł innych niż bezpośrednio od Kandydata Administrator realizuje obowiązki informacyjne wynikające z art. 14 RODO, jeżeli mają zastosowanie.
4. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w celu:
- prowadzenia procesów rekrutacyjnych,
- wyszukiwania i identyfikowania potencjalnych Kandydatów,
- oceny i analizy aplikacji Kandydatów,
- kontaktu dotyczącego możliwości zawodowych,
- organizacji rozmów kwalifikacyjnych,
- przekazywania informacji zwrotnej,
- realizacji usług rekrutacyjnych i doradczych,
- przedstawiania profilu zawodowego Kandydata potencjalnym pracodawcom oraz klientom rekrutacyjnym, w tym podmiotom zagranicznym,
- współpracy z partnerami rekrutacyjnymi oraz platformami wspierającymi procesy rekrutacyjne,
- prowadzenia komunikacji biznesowej i utrzymywania relacji zawodowych,
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
- zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej,
- analizy i poprawy jakości świadczonych usług,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
5. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgody osoby, której dane dotyczą,
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcia działań przed zawarciem umowy lub realizacji umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności:
- prowadzenie działalności rekrutacyjnej,
- wyszukiwanie Kandydatów,
- utrzymywanie relacji zawodowych,
- przedstawianie Kandydatów klientom,
- ochrona przed potencjalnymi roszczeniami.
Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w sposób celowy. Jeżeli takie dane zostaną przekazane dobrowolnie przez Kandydata, ich przetwarzanie może nastąpić wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem.
Przesłanie aplikacji oznacza zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności.
Jeżeli określone działania wymagają zgody Kandydata, zgoda jest uzyskiwana odrębnie.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Ochrona danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed:
- nieuprawnionym dostępem,
- utratą,
- zniszczeniem,
- zmianą,
- nieuprawnionym ujawnieniem.
Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza wyłącznie informacje niezbędne do realizacji określonych celów.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty współpracujące zobowiązane do zachowania poufności.
Administrator korzysta wyłącznie z usług dostawców zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz zgodność z wymaganiami RODO.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe Kandydatów są przechowywane:
- przez okres trwania konkretnego procesu rekrutacyjnego,
- przez okres niezbędny do realizacji usług rekrutacyjnych,
- przez okres do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, jeżeli nie udzielono zgody na przyszłe procesy,
- do 3 lat od dnia udzielenia zgody w przypadku zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
Po upływie okresów przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.
Dane mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
- ustalenia,
- dochodzenia,
- obrony przed roszczeniami.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane:
- potencjalnym pracodawcom,
- klientom korzystającym z usług rekrutacyjnych,
- partnerom biznesowym,
- partnerom rekrutacyjnym,
- platformom rekrutacyjnym typu marketplace,
- systemom ATS/CRM wykorzystywanym w procesach rekrutacyjnych,
- dostawcom usług IT,
- dostawcom hostingu,
- dostawcom poczty elektronicznej,
- podmiotom świadczącym usługi analityczne,
- kancelariom prawnym,
- podmiotom audytowym i doradczym,
- podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Przedstawienie profilu Kandydata potencjalnemu pracodawcy lub klientowi rekrutacyjnemu następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji procesu rekrutacyjnego oraz zgodnie z podstawą prawną przetwarzania.
Administrator może korzystać z systemów ATS oraz innych narzędzi technologicznych wspierających zarządzanie procesami rekrutacyjnymi.
Administrator korzysta z podmiotów przetwarzających dane osobowe wyłącznie na podstawie odpowiednich umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO.
9. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z realizacją międzynarodowych procesów rekrutacyjnych dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).
Dotyczy to w szczególności:
- zagranicznych klientów rekrutacyjnych,
- partnerów biznesowych,
- platform rekrutacyjnych,
- dostawców technologicznych.
Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, w szczególności:
- decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony,
- standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (SCC),
- inne mechanizmy ochrony wymagane przepisami prawa.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Kandydat ma prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu,
- cofnięcia zgody,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu realizacji praw proszę o kontakt:
11. Profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec Kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
Jednak brak przekazania danych wymaganych do realizacji procesu rekrutacyjnego może uniemożliwić udział w procesie lub kontakt z Administratorem.
13. Pliki cookies
Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania strony,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- analizy ruchu,
- poprawy jakości usług.
Cookies mogą obejmować:
- cookies niezbędne,
- cookies funkcjonalne,
- cookies analityczne.
Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies z poziomu swojej przeglądarki.
Cookies wymagające zgody użytkownika są aktywowane wyłącznie po jej uzyskaniu.
14. Zmiany Polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności.
Aktualna wersja dokumentu jest dostępna pod adresem:
Privacy Policy
Last updated: July 2026
1. Data Controller
The controller of your personal data is:
Tomasz Sołtys, operating under the business name Tomasz Sołtys //rekruter.it,
with its business address at Dunajecka 6/16, 02-369 Warsaw, Poland,
registered in the National Register of Employment Agencies under number 28249,
VAT ID (NIP): 7010009816,
D-U-N-S®: 424236267
(hereinafter: the “Controller”).
The Controller provides recruitment, sourcing and talent advisory services to clients in Poland and internationally.
For matters related to personal data protection, please contact:
2. Definitions
Personal Data – any information relating to an identified or identifiable natural person.
GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016.
Candidate – a person participating in a recruitment process conducted by the Controller or a person whose professional profile is analysed as part of sourcing activities.
Recruitment Process – activities including searching, assessing, contacting and presenting Candidates to potential employers.
Policy – this Privacy Policy.
3. Scope and Sources of Personal Data Processing
In connection with recruitment processes, the Controller may process the following categories of Candidates’ personal data:
- full name,
- e-mail address,
- phone number,
- location,
- information contained in application documents (CV, cover letter, references),
- education information,
- employment history,
- professional experience,
- qualifications and skills,
- professional profiles (e.g. LinkedIn, GitHub, portfolio),
- salary expectations,
- availability,
- other information voluntarily provided by the Candidate.
The Controller does not intentionally collect or request special categories of personal data referred to in Article 9 of the GDPR.
If a Candidate voluntarily provides additional information that is not required for recruitment purposes, such information may only be processed where permitted by applicable law or may be deleted if there is no lawful basis for processing.
Sources of Personal Data
Personal data may be obtained:
Directly from the Candidate
Including through:
- CV submissions,
- contact forms,
- e-mail communication,
- recruitment interviews,
- telephone conversations.
From publicly available sources
As part of sourcing activities, the Controller may collect professional information from publicly available sources, including:
- LinkedIn,
- GitHub,
- professional portfolios,
- websites,
- industry publications,
- other publicly available professional profiles.
Where required under Article 14 GDPR, the Controller provides Candidates with appropriate information regarding such processing.
4. Purposes of Processing Personal Data
Personal data is processed for the following purposes:
- conducting recruitment processes,
- identifying and sourcing potential Candidates,
- evaluating and analysing Candidate profiles,
- contacting Candidates regarding career opportunities,
- organising interviews,
- providing recruitment feedback,
- providing recruitment and advisory services,
- presenting Candidate professional profiles to potential employers and recruitment clients, including entities located outside Poland,
- cooperating with recruitment partners and platforms supporting recruitment processes,
- conducting business communication and maintaining professional relationships,
- complying with legal obligations,
- ensuring website security,
- analysing and improving service quality,
- establishing, exercising or defending legal claims.
5. Legal Basis for Processing
Personal data is processed on the basis of:
- Article 6(1)(a) GDPR – consent of the data subject,
- Article 6(1)(b) GDPR – taking steps prior to entering into a contract or performance of a contract,
- Article 6(1)(c) GDPR – compliance with a legal obligation,
- Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interests pursued by the Controller.
The legitimate interests of the Controller include, in particular:
- conducting recruitment activities,
- sourcing Candidates,
- maintaining professional relationships,
- presenting Candidates to clients,
- protecting against potential legal claims.
The Controller does not intentionally process special categories of personal data. If such information is voluntarily provided by a Candidate, it will only be processed where permitted by applicable law.
Submitting an application means that the Candidate has read and acknowledged this Privacy Policy.
Where specific processing activities require consent, such consent will be obtained separately.
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
6. Data Security
The Controller applies appropriate technical and organisational measures to protect personal data against:
- unauthorised access,
- loss,
- destruction,
- modification,
- unauthorised disclosure.
The Controller applies the principle of data minimisation and processes only data necessary to achieve specified purposes.
Access to personal data is granted only to authorised persons and cooperating entities bound by confidentiality obligations.
The Controller uses service providers that ensure an appropriate level of security and GDPR compliance.
7. Data Retention Period
Candidate personal data is retained:
- for the duration of a specific recruitment process,
- for the period necessary to provide recruitment services,
- for up to 6 months after completion of a recruitment process if no consent for future opportunities has been provided,
- for up to 3 years from the date consent is granted where the Candidate agrees to participate in future recruitment processes.
After the retention period expires, personal data is deleted or anonymised.
Personal data may be retained for a longer period only to the extent necessary for:
- establishing claims,
- pursuing claims,
- defending against claims.
8. Data Recipients
Personal data may be shared with:
- potential employers,
- recruitment clients,
- business partners,
- recruitment partners,
- recruitment marketplace platforms,
- ATS/CRM systems used in recruitment processes,
- IT service providers,
- hosting providers,
- e-mail service providers,
- analytics providers,
- legal advisors,
- audit and consulting entities,
- entities authorised under applicable law.
Candidate profiles may be presented to potential employers or recruitment clients only to the extent necessary for recruitment purposes and in accordance with applicable legal requirements.
The Controller may use ATS systems and other technological tools supporting recruitment processes.
The Controller uses data processors only on the basis of appropriate data processing agreements compliant with Article 28 GDPR.
9. International Data Transfers
Due to the international nature of recruitment services, personal data may be transferred to entities located outside the European Economic Area (EEA).
This may include:
- international recruitment clients,
- business partners,
- recruitment platforms,
- technology providers.
The Controller applies appropriate safeguards required under GDPR, including:
- adequacy decisions issued by the European Commission,
- Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission,
- other legally recognised safeguards.
10. Rights of Data Subjects
Candidates have the right to:
- access their personal data,
- rectify inaccurate data,
- request deletion of data,
- restrict processing,
- request data portability,
- object to processing,
- withdraw consent at any time,
- lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Polish supervisory authority).
To exercise these rights, please contact:
11. Profiling
The Controller does not make decisions producing legal effects or similarly significant effects concerning Candidates solely through automated processing, including profiling.
12. Voluntary Provision of Data
Providing personal data is voluntary.
However, failure to provide information necessary for recruitment purposes may prevent participation in recruitment processes or communication with the Controller.
13. Cookies
The website may use cookies for:
- ensuring proper website operation,
- maintaining website security,
- analysing website traffic,
- improving service quality.
Cookies may include:
- necessary cookies,
- functional cookies,
- analytical cookies.
Users may manage cookie settings through their browser settings.
Cookies requiring user consent are activated only after obtaining such consent.
14. Changes to the Privacy Policy
The Controller reserves the right to update this Privacy Policy.
The current version of this document is available at: